Особенности электронного документооборота: плюсы и минусы

электронный документооборотМножество компаний на сегодняшний день продолжают пользоваться устаревшей системой документооборота. Однако более продвинутые предприятия стараются перейти на электронную форму, так как она имеет огромное количество преимуществ. Как правило, это более крупные предприятия, ведь в случае огромного количества актов, договоров и инструкций, переход на электронную форму становится необходимостью.

Вместо груды папок и бумаг, намного удобнее иметь все эти документы в компьютере, используя современные СЭД, такие как Этлас (см. atlas-soft.ru), ведь так их будет намного проще распределить, удобнее хранить.

Главное преимущество электронного документооборота – это скорость обработки и рассылки данных. Представьте ситуацию, что в компании вышла новая инструкция и с ней необходимо ознакомить 1000 офисных работников. Намного легче отправить им эту инструкцию в цифровом виде, взять электронную подпись, и хранить ее в базе данных, чем раздавать 1000 листовок и собирать с каждого подписи об ознакомлении.

Немалым преимуществом является конфиденциальность электронной формы ведения документации. Во избежание утечки информации, руководитель сам может решить, какие сотрудники будут иметь доступ к тем или иным документам. Также будет отображаться, кто с какими документами работал, кто последний вносил изменения и т.д.

Отследить движение цифровых данных намного проще, чем долго выяснять, кто потерял или испортил бумажные документы.

Именно такая форма документооборота позволяет автоматизировать обучение и повышение квалификации сотрудников предприятия, объединяет персонал. Ведь компания работает в едином информационном поле, и пригласить любого сотрудника в конкретный проект или вовлечь в корпоративные процессы не составит никакого труда.

Организациям, идущим в ногу со временем, намного проще подстраиваться под любые изменения на мировом рынке. Переход на электронный оборот дает возможность быстро изменить свои документы, что в свою очередь стимулирует конкурентоспособность.

Помимо преимуществ, цифровое хранение документов имеет ряд несущественных недостатков. Главный недостаток – это ненадежность информационного носителя. Случайно попавший вирус может принести убытки в несколько миллионов, лишить клиентской базы, поэтому обязательно стоит вести резервное копирование и хранение в электронном архиве (см. atlas-soft.ru) всех документов, чтобы в случае чего, их легко можно было бы восстановить.

К недостаткам можно отнести и то, что не все сотрудники умеют работать с ПК. Однако это лишь временное явление, очень скоро таких людей просто не останется в век информационных технологий.

Куда большая проблема – это то, что не все компании перешли на подобную форму и, сотрудничая с ними, приходится параллельно вести документооборот в устаревшей, бумажной форме.

Но это тоже лишь временное явления, ведь преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что скоро все компании, мелкие предприятия и даже частные лица освоят ее.

XXI век – век автоматизации процессов, поэтому чтобы оставаться на плаву, нужно идти в ногу со временем!

Оставить комментарий